¿Mi trabajador debe firmar digitalmente su boleta de pago? o la pregunta alternativa sería ¿Quiénes deben firmar digitalmente una boleta de pago peruana?
Son preguntas bastante recurrentes en este periodo de emergencia donde el uso del papel, común en la emisión de las boletas de pagos de trabajadores, se ha vuelto una preocupación, ya que podría ser un transmisor de contagios.
Vamos hacer un análisis y aplicabilidad técnica de la firma digital en las boletas de pago:
Basado en el Decreto Legislativo Nº 1310, publicado el pasado 30 de diciembre de 2016, en su Artículo 3.- Simplificación para la emisión, remisión y conservación de documentos en materia laboral, analizamos lo siguiente:
3.1 En todo tipo de documentos laborales, el empleador puede sustituir su firma ológrafa y el sellado manual por su firma digital, conforme a lo regulado por el artículo 141-A del Código Civil; o, su firma electrónica, emitida conforme a lo regulado por la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales; así como hacer uso de microformas, conforme a lo regulado por el Decreto Legislativo N° 681.
3.1. Este decreto legislativo reconoce y autoriza a la firma digital como el medio de firma electrónica legalmente aceptada para reemplazar a la firma ológrafa y en consecuencia el papel. Un primer gran paso hacia la digitalización de las boletas de pago. Para cumplir cabalmente con la firma digital legal, se requiere contar en primer lugar con un certificado digital emitido por una entidad certificadora (EC) reconocida y acreditada en Indecopi y también con un software de firma digital reconocido dentro del marco legal de la firma digital conocido como IOFE.
Esta disposición también brinda la alternativa de usar Microformas, pero ésto requeriría en el común de los casos contar con (a) la digitalización de un documento original de papel y (b) que un Fedatario Electrónico firme digitalmente las boletas o el acta de la digitalización. En este caso no sería necesario ya que un Gerente, apoderado o jefe de área podría hacerlo con su propio certificado digital.
3.2 Cuando el pago de las obligaciones laborales económicas se deposite en cuenta por medio de empresas del sistema financiero, el empleador puede sustituir la impresión y entrega física de las boletas o constancias de pago por la puesta a disposición al trabajador de dichos documentos mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación, siempre que el medio utilizado garantice la constancia de su emisión por parte del empleador y un adecuado y razonable acceso por parte del trabajador. En este supuesto no se requiere firma de recepción del trabajador
La disposición 3.2 es interesante ya que aquí refiere expresamente el reemplazo de la boleta física por la digital o electrónica y además se resuelven dudas del tipo ¿Es necesario que mi trabajador firme digitalmente o de otra forma física el acuse de recibido de su boleta?. La respuesta es, No. Sin embargo la ley indica claramente que para liberarse de papel en este proceso, se deben cumplir requisitos como lo del pago a través de un banco regulado por la SBS y proveer de tecnología accesible al trabajador (intranets, gestores documentales, ERP, etc) para que éste pueda disponer de su boleta de pago en cualquier momento.
3.3 Cuando en el marco de un procedimiento administrativo o inspectivo o a fin de acceder a servicios de la Autoridad Administrativa de Trabajo, la autoridad competente requiera la presentación de documentos que forman parte de los archivos del empleador, de una organización sindical, del trabajador, ex trabajador o de terceros; estos pueden, a elección del administrado, ser presentados en versión digitalizada del original.
3.3. Esta directiva también responde a la interrogante sobre si SUNAFIL como Autoridad Administrativa de Trabajo dependiente del MTPE puede o debe recibir los documentos laborales firmados digitalmente como las boletas de pagos, indicando incluso que la presentación de éstos documentos firmados digitalmente son a elección de su empresa y no de SUNAFIL; institución que ya tiene experiencia verificando la autenticidad e integridad de documentos electrónicos firmados digitalmente como las boletas de pagos electrónicas.
3.4 Para todo efecto legal, los empleadores están obligados a conservar los documentos y constancias de pago de las obligaciones laborales económicas solamente hasta cinco años después de efectuado el pago.
Las instancias administrativas, inspectivas, judiciales y arbitrales deben observar esta disposición en sus actuaciones. Para el caso de la Oficina de Normalización Previsional, el empleador podrá destruir la información de planillas de pagos de periodos anteriores a julio de 1999 previa digitalización con valor legal o entregarla físicamente a la mencionada entidad.
3.4. Creo que no tenemos dudas sobre esta disposición y vale aclarar que la conservación de los documentos electrónicos en materia laboral como boletas de pagos, liquidaciones y similares solo deben realizarse hasta cinco años después de realizado el pago, luego de ello por el momento no existe obligación de conservarlos; sin embargo con el avance de la adopción de tecnologías y servidores cloud, conservar este tipo de documentos más años es más fácil y económica que antes. Esta disposición invita además a las instancias judiciales y arbitrales a tomar en consideración el plazo máximo de cinco años para sus correspondientes actuaciones.
3.5 Para el acceso a los servicios de la Autoridad Administrativa de Trabajo, dispuestos mediante el Decreto Legislativo N° 910, sólo se requiere la acreditación del vínculo laboral vigente o finalizado, según sea el caso.
3.5. Sin mayores comentarios.
Espero haberlos ayudado y como siempre, este espacio está abierto para aclarar dudas, expresar ideas y sobre todo compartir conocimientos.
Saludos
